Skillsmanager InGesprek
Voer betere gesprekken met de gespreksmodellen van Skillsmanager.
Je vindt hier een overzicht van veel voorkomende gesprekken, inclusief informatie over het doel en aanpak van het gesprek. Ook worden er aanvullende gesprekstips gegeven. Met Skillsmanager heb je een digitale tool waarmee je deze gesprekken kunt gaan voeren. Zo gaan medewerkers beter presteren en heb je als bedrijf de juiste inzichten om te evalueren.
Ontwikkel gesprek
Het ontwikkelgesprek is een gesprek waarin leidinggevende en medewerker ideeën uitwisselen en afspraken maken over de ontwikkelmogelijkheden van de medewerker. Dit kan een motiverend effect hebben op de medewerker en biedt kansen om medewerkers voor langere termijn aan het bedrijf te binden. Wensen en afspraken worden vastgelegd in het Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP). Door ontwikkelgesprekken te voeren is er concrete aandacht voor de arbeidsmogelijkheden van de medewerker. Je investeert in de medewerkers en staat stil bij hun persoonlijke doelen en belangen. De ontwikkeling van medewerkers staat hierdoor beter op de agenda.
Ontwikkelgesprekken maken onderdeel uit van het mobiliteitsbeleid. Dit beleid is erop gericht de doorstroom van medewerkers naar andere functies te bevorderen. In het ontwikkelgesprek wordt expliciet aandacht besteed aan de veranderende behoeften en mogelijkheden van de (ouder wordende) medewerker en de mogelijkheden van functieverandering of taakaanpassing.
Maak duidelijk wat precies het doel is van dit ontwikkelgesprek. Wat zijn de agendapunten van de medewerker en van de leidinggevende? Moet er een prioriteit van belangrijkheid aangegeven worden in de volgorde van agendapunten? Door afspraken hierover te maken neemt de kwaliteit van het gesprek toe.
Bespreking huidige stand van zaken
Laat je medewerker zijn ervaringen en conclusies weergeven. Dit helpt je om jezelf in te leven in wat voor de ander belangrijk is. Ontwikkeling van de medewerker is het primaire doel, rust en veiligheid is dan een belangrijke voorwaarde.
Ontwikkelbehoefte vanuit de medewerker
Laat de medewerker vertellen waar zijn behoefte tot ontwikkeling ligt. Luister aandachtig en vraag goed door. Wat wil de medewerker bereiken en waarom? Wat zijn de ideeën voor de uitvoering ervan? Wanneer moet het gaan plaatsvinden? Welke kosten brengt dit mogelijk met zich mee?
Ontwikkelnoodzaak vanuit het bedrijf
In principe is dit punt gelijk aan het vorige punt, alleen de onderwerpen zijn nu door de leidinggevende op de agenda gezet. Wellicht hebben een aantal agendapunten vanuit de medewerker en vanuit de leidinggevende raakvlakken en dus goed te combineren. Kijk naar eventuele verbanden tussen de onderlinge agendapunten.
Maak concrete afspraken over de aanpak
Vraag aan de medewerker bij ieder ontwikkelpunt welke oplossing hij voor ogen heeft. Bespreek samen de criteria en laat de medewerker zelf de oplossing zoeken. Maak tevens afspraken met de medewerker over Wie, Wat gaat doen en Wanneer het gereed moet zijn.
Afspraken over benodigde steun
Vraag aan de medewerker waar hij hulp van jouw kant verwacht. Leg ook deze afspraak in het verslag vast.
- Beiden hebben inbreng, vooraf en tijdens het gesprek. Initiatief vooral bij medewerker.
- Gelijkwaardigheid bij het voeren van het gesprek.
- Toekomstgerichtheid; het gesprek gaat over het heden in relatie tot de toekomst.
- Actief luisteren, open vragen, stimulerende en concretiserende vragen.
- Afspraken SMART vastleggen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden).
Functionerings gesprek
Het functioneringsgesprek is een regelmatig terugkerend, tweezijdig gesprek waarin wordt gesproken over de uitvoering en beleving van de werkzaamheden. Deze punten zijn gerelateerd aan de individuele doelstellingen van de medewerker. Tijdens de functioneringsgesprekken kijken de medewerker en de leidinggevende samen naar de voortgang op deze doelstellingen.
Het doel van het functioneringsgesprek is om op regelmatige basis aandacht te hebben voor het verbeteren van het functioneren van de medewerker. Zo kan de medewerker zich ontwikkelen in zijn huidige functie of richting een toekomstige functie. Door regelmatig een functioneringsgesprek te houden bewaak je de haalbaarheid van de doelstellingen.
Bespreek bij aanvang het doel en de status van het gesprek. Wat zijn de agendapunten van de medewerker en van de leidinggevende? Moet er een prioriteit aangegeven worden in de volgorde van agendapunten? Door afspraken hier over te maken, kun je een effectief en zinvol gesprek voeren.
Bespreking punten van de medewerker
Laat de medewerker de volgorde van de agendapunten bepalen. Vraag goed door om zodoende het probleem helder te krijgen. Geef een samenvatting om te controleren of je de medewerker goed hebt begrepen. Vervolgens vraag je om oplossingen en/of alternatieven. Maak per agendapunt een afspraak.
Bespreking punten van de leidinggevende
Leg de situatie aan de medewerker uit. Vraag en check of het probleem duidelijk genoeg is gedefinieerd. Laat de oplossing van het probleem (of ideeën hierover) bij voorkeur aan de medewerker over. Maak ook hier per agendapunt een afspraak.
Maak met elkaar afspraken over de 3 W’s
Bespreek Wie het gaat doen, Wat diegene gaat doen en Wanneer het gereed moet zijn. Zorg ervoor dat deze WWW-afspraken aan het SMART-principe voldoen (Specifiek, Meetbaar, Acceptatie, Realistisch en Tijdgebonden).
Afspraken over benodigde steun
Geef een korte samenvatting van de gemaakte afspraken. Vraag aan de medewerker waar hij hulp van jouw kant verwacht. Leg ook deze afspraak in het verslag vast.
- Teken beiden voor akkoord van de gemaakte afspraken.
- Geef de medewerker alle ruimte in het gesprek (bijvoorbeeld meer dan 50% van de tijd).
- Neem de tijd voor de voorbereiding en het gesprek zelf.
- Verdeel de gesprekken over het gehele jaar.
- Zeg alleen dat toe, wat je ook echt waar kunt maken.
Beoordelings gesprek
Het beoordelingsgesprek is een formeel moment waarop leidinggevende en medewerker terugkijken op het afgelopen jaar. Dit doe je aan de hand van vooraf vastgelegde criteria, bijvoorbeeld op de vastgestelde taken van de functie, en de daarbij behorende kennis en vaardigheden. De beoordeling wordt door de leidinggevende opgesteld, toegelicht en besproken.
Het doel is de medewerker feedback te geven op geleverde prestaties om vervolgens duidelijke afspraken te maken en zo samen continu aan verbetering te werken. Het beoordelingsgesprek draagt bij aan dossiervorming, zodat een objectieve basis ontstaat waarmee arbeidsvoorwaardelijke beslissingen kunnen worden genomen (zoals salaris, opleidingsmogelijkheden, en promotie).
Door aan het begin van het gesprek aan te geven wat het einddoel en de werkwijze zijn, kun je een effectief gesprek voeren dat recht doet aan de medewerker. Het voordeel is dat je elkaar hier dan ook tijdens het gesprek op kunt aanspreken.
Geef het oordeel
Medewerkers willen graag weten waar ze aan toe zijn. Door het oordeel aan het begin van het beoordelingsgesprek te geven, neem je onnodige spanning weg. Geef de medewerker even de tijd om het oordeel te kunnen verwerken. Geef ruimte voor een eventuele reactie.
Toelichting op het oordeel
Wat waren voor jou de doorslaggevende redenen om tot dit oordeel te komen? Wees daarbij concreet en kijk niet naar incidenten maar naar de prestatie gedurende het gehele jaar.
Positieve en verbeterpunten benoemen
Doorgaans heeft een medewerker een aantal verbeterpunten en doet hij zijn werk voor de rest goed. Laat een goed presterende medewerker met een goed gevoel uit het beoordelingsgesprek komen. Besteed meer aandacht aan positieve dan aan verbeterpunten. Kom met een goede motivatie of argumenten.
Maak concrete afspraken
Luister goed naar de medewerker. Is er een vervolggesprek nodig? Ga je nu al samen doelen stellen voor de komende periode of doe je dit in een apart gesprek? De situatie bepaalt hoe je het beste verder kunt gaan.
- Geef alleen een beoordeling over die zaken waar je zeker over bent. Wanneer je twijfelt of je ergens wel over kunt oordelen, doe het dan niet.
- Reserveer voldoende tijd voor zowel de voorbereiding van het gesprek als het gesprek zelf.
- Laat de medewerker tekenen voor gezien en besproken.
- Vind de balans tussen praten en luisteren. Ga niet in discussie, maar laat de medewerker wel reageren.
- Neem de functiebeschrijving en eerdere afspraken als norm, niet jezelf of anderen.
Verzuimgesprek
Het verzuimgesprek is een gesprek dat met de medewerker gevoerd wordt wanneer is gebleken dat deze zich meerdere malen in een bepaalde periode (kortdurend) heeft ziekgemeld. In dit gesprek heeft de leidinggevende de feiten omtrent het gedrag bij de hand en worden mogelijke oorzaken van het frequente verzuim met elkaar besproken.
Het doel van dit gesprek is om samen met de medewerker op constructieve wijze de oorzaak van het verzuimgedrag te bespreken, evenals eventuele oplossingen. Wanneer er sprake is van problematisch ongewenst verzuimgedrag kan het gesprek ook een corrigerend karakter hebben.
Dit gesprek is ervoor bedoeld om stil te staan bij de mogelijke oorzaken die hebben geleid tot het frequente verzuim. Je probeert samen te bekijken wat hieraan gedaan kan worden. Let er dus op dat het gesprek geen ‘bekritiserend’ karakter krijgt.
Bespreking van het verzuim
Je gaat uit van de feiten (aantal keren verzuim binnen X-periode), niet van aannames. Blijf constructief en betrokken. Vraag naar de oorzaak, en vraag goed door.
Bespreken van mogelijke oplossingen
Vraag wat de medewerker gaat doen om minder vaak te verzuimen en of er dingen zijn die jij als leidinggevende wellicht kan doen.
Maak concrete afspraken
Vat het gesprek samen, maak duidelijke afspraken en leg deze vast. Evalueer kort het gesprek.
- Laat de feiten op basis van de verzuimregistratie zien.
- Bereid je goed voor (verzuimhistorie, patronen, etc.).
- Laat het initiatief voor oplossingen zoveel mogelijk bij de medewerker.
- Zeg alleen toe wat je waar kunt maken.
- Plan voldoende tijd in en regel een rustige ruimte voor dit gesprek.
Exitgesprek
Het exitgesprek is een open gesprek met een medewerker die ontslag heeft genomen waarin je probeert achter de redenen van het vertrek te komen. Deze redenen kunnen een waardevolle bron van informatie zijn voor jou als leidinggevende. Is er een bepaalde lijn te ontdekken wanneer er meerdere medewerkers vertrekken? Zijn er op basis van deze redenen acties die je als leidinggevende (of bedrijf) kunt ondernemen om dit vertrek in de toekomst te voorkomen? Ook kun je met dit open gesprek alles met elkaar ‘goed afsluiten’ en heb je de kans de medewerker met een positieve indruk over het bedrijf laten vertrekken.
Vertrekken bij je werkgever en wellicht binnenkort opnieuw beginnen bij een andere werkgever, zijn behoorlijk ingrijpende gebeurtenissen. Creëer daarom een informele sfeer, zodat het prettig is om vrijuit met elkaar te spreken. Het meewerken aan een exitgesprek door de medewerker is op vrijwillige basis.
Vaststellen status van het gesprek
Wees duidelijk in wat de bedoeling is van het gesprek. Je wil als bedrijf graag weten waarom medewerkers vertrekken, zodat er mogelijk actie kan worden ondernomen op bepaalde punten. Wees tevens duidelijk over wat er met de informatie gaat gebeuren die de medewerker geeft. Zo zorg je ervoor dat de medewerker zich veilig voelt om open met elkaar te communiceren.
Kijk terug op het functioneren
Laat de medewerker vertellen (in grote lijnen) hoe hij terugkijkt op zijn functie en vraag hierop door. Doel is niet dit te beoordelen, maar te zien als een evaluatie van deze periode.
Wat zijn de redenen van vertrek?
Probeer in deze fase van het gesprek vooral open vragen te stellen. Luister goed en ga in op onduidelijkheden en ’tussen de regels’ door verkregen informatie. Redenen van vertrek kunnen van verschillende aard zijn, bijvoorbeeld: persoonlijk, medisch, rechtspositie, arbeidsvoorwaarden, arbeidsinhoud, bedrijfscultuur, etc.
Afronden
In je afronding vraag je aan de medewerker of volgens hem alles aan bod gekomen is. Je kunt tijdens de afronding uitleg geven over de verdere procedure.
- Voer exitgesprekken alleen op basis van vrijwilligheid.
- Streef er naar exitgesprekken te houden bij alle vertrekkende medewerkers (ongeacht reden van vertrek). Zo krijg je een volledig beeld.
- Vertrouwelijk gekregen informatie behandel je ook vertrouwelijk. Hoe je met deze informatie omgaat heeft invloed op de blijvers.
- Neem het interview pas in de opzegtermijn af, bij voorkeur in de laatste week.
- Neem informatie verkregen uit exitgesprekken op in beleidsmatige zaken.